12A5 - 1997 - Nguyen Trai

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC BUỔI GẶP MẶT KỶ NIỆM 20 NĂM TỐT NGHIỆP PHỔ THÔNG TRUNG HỌC.

I. Mục đích

- Kỷ niệm tròn 20 năm tốt nghiệp phổ thông của lớp 12A5 khóa 1997 trường Nguyễn Trãi, Phan Rang, Ninh Thuận.

- Tạo điều kiện gặp gỡ, cập nhật thông tin những thành viện của lớp chưa có điều kiện liên lạc thường xuyên với các thành viên khác.

- Hâm nóng, cũng cố tính đoàn kết, gắn bó đã phai nhat dần theo thời gian giữa bôn bề cuộc sống cơm, áo, gạo tiền.

II. Yêu cầu

- Các thành viên chung sức mỗi người một tay cho buổi gặp mặt.

- Tôn trọng, làm theo đúng kế hoạch đã được đề ra.

- Có ý thức giữ gìn vệ sinh môi trường nơi vui chơi.

III. Ban tổ chức, cách đóng góp và tiếp nhận ý kiến từ thành viên.

Vì hầu hết các thành viện sinh sống, làm việc ở 2 nơi chính là Ninh Thuận và TP HCM nên tổ chức nhân sự của ban tổ chức như sau:

o Ninh Thuận: Xuân, Xuân Trang, Khoa, Quốc, Hùng…

o TP HCM: Khôi, Trai, Nhược Thủy và các thành viên làm việc ở Tp HCM.

Kế hoạch này sẽ được phổ biến chính thức 1 lần để lấy ý kiến đóng góp từ các thành viên. Sau lần đó, kế hoạch sẽ được chốt và bắt đầu tiến hành.

Các thành viên nên đóng góp ý kiến bám sát vào các tiêu chí, mục tiêu đế ra để có tính khả thi.

Mọi ý kiến đúng thời hạn đều có giá trị, ban tổ chức sẽ cân nhắc từng ý kiến, nếu phù hợp thì sẽ được đưa vào kế hoạch để thực hiện.

IV. Nguồn tài chính

Từ đóng góp của mỗi thành viên tham gia, dự tính ban đầu là mỗi thành viên đóng góp 1.200.000 VND / người, trẻ con theo ba mẹ không cần đóng góp.

Đóng góp tài chính của các thành viên có thể bằng tiền mặt trực tiếp hoặc chuyển khoảng vào một trong hai tai khoản sau:

Dương Thi Xuân Trang: TK : 61510000091227 tại BIDV – Phan Rang - Ninh Thuận .

Phan Nhược Thủy : TK : 16810000042013 tại BIDV – Bến Thành HCM .

Có một số dịch vụ cần tiền đặt cọc trước cho bên cung cấp dịch vụ, nên các thành viên “có điều kiện” nên đóng góp “sớm một chút” để ban tổ chức có điều kiện xoay sở được tốt hơn. Vì 30/4 và 1/5 là dịp nghỉ lễ nên mình có kế hoach càng sớm càng tốt.

Tuy thuộc vào sồ lượng người tham gia của từng thành viên, chi phí sẽ có sự thay đổi phù hợp và sẽ được thông báo đến từng thành viên trước khi kỳ họp mặt bắt đầu.

Bản tổng hợp tài chính chi tiết sẽ được lập ra trên file excel và công bố đến các thành viên tham gia.

V. Dự tính chi tiêu

Bảng kê khai dự tính chi tiêu sơ bộ ban đầu được đính kèm ở Phụ lục 4. Một vài ý chính như sau:

- Chi phí ăn, uống.

- Chi phí cho 2 phòng ở tập thể ( 6- 7 người hoặc 10 người ) ( Phòng hướng núi, cách biển 100 m)(hình chụp về phòng đính kèm ở bảng phụ lục).

- Chi Phí vé tham quan khu du lịch, vui chơi.

- Chi phí đi tàu tham quan lặn biển, ngắm san hô.

- Chi phí xe đưa rước từ Phan Rang đến khu họp mặt.

- Chi phí mua đồ ăn, uống đem theo (Chưa thống kê ở bảng phụ lục).

- Chi phí tổ chức (Gọi điện, đi lại. Chi phí này chưa thống kê ở bảng phụ lục).

Ghi chú: Gia đình nào có nhu cầu ở phòng riêng, ban tổ chức sẽ đặt phòng, chi phí cho phòng này sẽ được tính cho thành viên đó, giá phòng chuẩn vào khoảng 700.000 VND (hình chụp về phòng đính kèm ở bảng phụ lục).

VI. Nội dung kế hoạch

1. Công tác chuẩn bị

- Thu thập thông tin, địa chỉ của tất cả các thành viên.

- Gửi thiệp mời đến các thành viên ít liên lạc để thể hiện tính nghiêm túc của buổi gặp mặt.

- Gọi điện đến từng thanh viên để xác nhận các thông tin sau:

o Có đồng ý tham gia hay không?

o Nếu có tham gia thì có bao nhiêu thành viên trong gia đình cùng tham gia.

o Thông tin về các thành viên trong gia đình (con bao nhiêu tuổi, có cần điều kiện gì riêng tư, đặc biệt gì không, ví dụ như em bé cần chổ để cho bú chẳng hạn…)

2. Khung thời gian, địa điểm

Tiêu chí chọn thời gian và địa điểm:

Thời gian:

- Trùng với thời gian được nghỉ lể cộng thêm 1 hoặc 2 ngày để các thành viên tiện sắp xếp công việc để tham gia.

- Mọi người có thời gian nghỉ nghơi khi di chuyển về Phan Rang để tham gia cũng như về lại nơi sinh sống hiện tại để tiếp tục công việc khi buổi gặp mặt kết thúc.

Địa điểm:

- An toàn, an ninh.

- Có thể thuê được phòng tiện nghi, sạch sẽ ngay tại nơi họp mặt để làm nơi nghỉ ngơi cho các bà mẹ và trẻ con đi cùng.

- Có nơi vui chơi cho trẻ con.

- Có thể tổ chức được các cuộc sinh hoạt tập thể ngoài trời mà không ảnh hưởng đến người khác và dễ dàng cho công tác hậu cần.

- Nằm trong khoảng kinh phí có được.

- Không quá xa Phan Rang (trong khoảng 50km tính từ trung tâm của TP Phan Rang).

Theo các tiêu chí trên, thời gian được chọn là 2 ngày 1 đêm, từ ngày 30/4 đến hết ngày 1/5. Theo thời gian này, những thành viên ở Sài Gòn có thể sắp xếp về Phan Rang vào tối Thứ 6, ngày 28/4 hoặc sáng Thứ 7, 29/4 và trở về lại TP HCM vào ngày Thứ 3, 2/5.

Thứ 6	Thứ 7	Chủ nhật	Thứ 2	Thứ 3
28/4	29/4	30/4	1/5	2/5 (nghỉ bù)

Địa điểm sẽ được chọn là khu Resort Ngọc Sương (chơi, tham quan) và Villa Đảo Hoa Vàng (ở, nghỉ ngoi), Cam Ranh.

3. Lịch sinh hoạt của kỳ gặp mặt

Ngày 29/4: các thành viên có mặt ở Phan Rang, nghỉ ngơi nhẹ, chuẩn bị chuyến hành trình sáng 30/4.

Ngày 30/4: bắt đầu chuyến hành trình:

6h00 – 6h30	Tập trung tại quán cà phê Văn Nghệ (Nhà Văn Hóa ) Uống cà phê ,ăn điểm tâm tự túc…
6h30	Xe khởi hành (dự kiến thuê xe tại Phan Rang, tùy theo số người chốt danh sách sẽ chốt chỗ xe. Khuyến khích mọi thành viên nên đi chung xe tập thể thuê để hòa đồng, đảm bảo an toàn giao thông cho cả đoàn, và có những chương trình văn nghệ, trò chơi nhỏ trên chuyến hành trình).
7h30 – 9h30	Di chuyển lên khu sinh thái theo cung đường Vĩnh Hy-Bình Hưng-Bình Lập, hành trình khoảng 50 km. ngắm Vịnh Cam Ranh từ trên cao. Có nghỉ ngơi, ăn uống nhẹ, vệ sinh và chụp hình dọc đường. Một bên rừng núi ,bên biển tuyệt đẹp để các bạn tha hồ Selfie. (ăn uống nhẹ do BTC chuẩn bị sẵn trên xe).
9h30-11h30	Nhận phòng, vệ sinh cá nhân tại khu sinh thái. Các bạn Nam lập trại chính cho đêm lửa trại. Phụ Nữ và trẻ em ai mệt nghỉ ngơi, ai khỏe dạo biển Bãi Ngang và khám phá chỗ vui chơi.
11h30	Ăn trưa, nghỉ trưa, sinh hoạt cá nhân.
14h30	Thay đồng phục ,Tập trung tại trại chính, kéo nhau qua resort Ngọc Sương, chơi các trò chơi trên biển,thi các tiết mục như kéo co (ôn lại kỹ niệm cũ) (Resort Ngọc Sương, nơi từng là bối cảnh của 2 bộ phim nổi tiếng-theo Mr. Khoi- “Những Nụ Hôn Rực Rỡ” “Mỹ Nhân Kế”). Tắm biển.
18h00	Tập trung trở về Villa Đảo Hoa Vàng chuẩn bị cho tiết mục đốt lửa trại. Chương trình đốt lửa trại trên bãi biển (chị em và cháu nhỏ có thể về khách sạn nghỉ ngơi nếu mệt)
17h30 – 22h00	Chương trình đốt lửa trại trên bãi biển Đây là phần quan trọng nhất, mọi thành viên quay quần bên nhau cùng ôn lại kỹ niệm cũ, update kỹ niệm mới, chia sẻ cùng một ly bên bếp lửa hồng, Thưởng thức tiệc nướng BBQ ,ngắm sao trời ,sóng vỗ rì rào tan bao phiền muộn. Chương Trình Ca Nhạc Format theo chương trình “Giọng Ải Giọng Ai ” mang lại tiếng cười sảng khoái. Ghi chú : Mọi người nên xem trên Youtube trước khi tham gia ) Nội dung: ( BTC sẽ sắp xếp format cho diễn viên, )
Sau đó	Các thành viên còn sung sức tiếp tục quay quần bên nhau cùng ôn lại kỹ niệm cũ, update kỹ niệm mới, chia sẻ cùng một ly…

Ngày 1/5:

7h00 – 8h00	Ăn sáng
08h00-10h00	Khởi hành lên thuyền khám phá Bãi Cồn, bãi biển được ví như Maldives Việt Nam. Tắm biển + Lặn biển ngắm san hô. Selfie cảnh đẹp mê đắm lòng người ( Ai không đi ở nhà tắm biển ,nghỉ ngơi).
10h00-12h00	Về lại Villa Đảo Hoa Vàng , vệ sinh cá nhân. Sắp xếp hành lý. Ăn trưa tại Villa Đảo Hoa Vàng. Khởi hành về lại Phan Rang.Chia tay, kết thúc “Hành Trình Gặp Mặt Kỷ Niệm 20 Năm”.

4. Công tác hậu cần

Nhằm mục đích đảm bảo chi phí nằm trong khoảng cho phép, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, đảm bảo sức khỏe của các thành viên trong lần tham gia họp mặt lần này, công tác hậu cần sẽ tận dụng nhiều công sức đóng góp của các thành viên địa phương, cây nhà lá vườn, bao gồm các mục sau:

- Lều trại dã ngoại.

- Chuẩn bị thức ăn, nước uống cho các sinh hoạt ngoài trời, khi đi trên xe, sinh hoạt “dzô dzô...”.

- Thuốc men, dụng cụ y tế sơ cấp cứu.

- Thu thập thông tin.

- Làm “chân chạy” cho ban tổ chức khi cần liên lạc trực tiếp đến tổ chức hoặc cá nhân ở Phan Rang.

Ban tổ chức sẽ phân công cụ thể đến từng thành viên khi kế hoạch được chốt.

5. Công tác văn nghệ và quản trò, MC…

Tận dụng tối đa nhân sự sẵn có, cây nhà lá vườn, không thuê mướn gì cả. Những người được phân công sẽ có bản kế hoạch riêng cho vấn đề này.

Phụ lục I: Danh Sách Thành Viên

S TT	HỌ VÀ TÊN	CÁC SỐ ĐT	SỐ ĐT DÙNG ZALO, HÌNH ĐẠI DIỆN,	ĐỊA CHỈ, NƠI Ở HOẶC LÀM VIỆC, NƠI Ở (MAIL)	TÊN FACEBOOK	HÌNH ĐẠI DIỆN
1	Nguyễn. T. Thanh Xuân	01669786250	01669786250 (Hình đại diện áo dài xanh)	42/7A Phạm Ngũ Lão –Phan Rang (Đường bờ đê cầu Đạo Long 2: Gần Trung tâm luyện viết chữ đẹp Gia Bảo) nguyenthithanhxuan879@gmail.com	Xuan Nguyen	Hình Xuân mặc áo dài xanh
2	Ngô Đình Hùng	0918408272		Đài truyền hình Ninh Thuận	Hùng Ngô Đình	Hùng cầm máy quay phim
3	Nguyễn Phan Anh Quốc	0975595972		Trường Cao đẳng nghề Ninh Thuận		Hai vợ chồng Quốc
4	Trần Văn Sơn	0918411494		TPHCM	Son Tran	Con Sơn áo đỏ
5	Nguyễn Đình Khôi	0944338871		TPHCM	Nguyen Khôi	Hai vợ chồng Khôi
6	Võ Hữu Đăng Khoa	0946500485		Phan Rang	Dang Khoa Vo Huu	Con Khoa
7	Nguyễn Viết Duy	0962755758		Phan Rang	Duy Nguyen	Hai cha con Duy
8	Lê Thị Ánh Sương	012340505		Sở nội vụ Ninh Thuận	Anh suong	Giấu mặt
9	Dương Thị Xuân Trang	0976636527			Dương Thị Xuân Trang	Hình Trang đứng
10	Hán Thị Diễm Hồng			ở Mỹ
11	Nguyễn Thị Bích An			Phan Rang
12	Nguyễn Thị Huyền Trang			TPHCM
13	Nguyễn Thị Thanh Hải	0974874175		Trường TH Kinh Dinh	Thanhgiang Ngo	Hình chồng con Hải
14	Trương Lê Trúc Quân	0943774329	Quan Truong (Chân dung Quân)	TPHCM
15	Lê Thị Yến Vy	0983825798	Vy (Hình Vy)	Đà Nẵng	Lê Thị Yến Vy	Hình Vy
16	Đoàn Thị Thanh Hà	0919468862	Thanh Ha	Đồng Nai	Đoàn Thị Thanh Hà	Giấu mặt
17	Võ Thị Thuần	0948272815		GV trường PTTH Chu Văn An	Khue Gia	Hình cưới
18	Nguyễn Thị Hương Anh	0985789108	Nguyên Trần
19	Nguyễn Thị bé Thơ			Phan Rang
20	Nguyễn Ngọc Lan Châu	01258887514		GV nhạc cấp 2
21	Phan Nhược Thủy	0919944495	Ellen Nhược Thủy (Hình Thủy)	TPHCM	Ellen nhược Thủy.Phan	Hình Thủy và em bé
22	Đào Thị Phương
23	Lưu Thị Bích Thủy	0942077329		Phan Rang
24	Nguyễn Minh Trung	0912302069		TPHCM	Nguyen Trung	Biểu tượng nước khoáng
25	Huỳnh Trọng Tín	0933058052		Phan Rang
26	Lê Văn Sơn	0918060179	Lê Văn Sơn (chiếc nhẫn)	TPHCM	Lê Nhật Anh	Chữ thư pháp Nhẫn
27	Lê Sơn	0906846357	Sole (tranh biển, núi)	TPHCM	Le Son	Tranh phong cảnh
28	Đỗ Quang Kiệt	0988105106		TPHCM	Do Kiet	Hình Kiệt
29	Nguyễn Văn Linh	0933484369	Hai cha con Linh	GV trường PTTH Tháp Chàm	Trần Văn Linh	Hình gia đình
30	Hán Văn Mùi	0919062324	Hình Mùi đứng	Phan Rang
31	Trần Tịnh Minh Trai	0908382672		TPHCM ttm trai@gmail.com
32	Nguyễn Văn Tú	0932063739		TPHCM
33	Nguyễn Hùng Duy	0989830310		Phan Rang
34	Nguyễn Minh Tân	0913888038		Biên Hòa – Đồng Nai	Nguyễn Tân	Hình 2 cha con
35	Phùng Thanh Sơn	0974235494
36	Phạm Duy Tuyên			TPHCM
37	Đào Thị Thu Trang			Phan Rang
38	Đặng Ngọc Vương Tâm
39	Huỳnh Thanh Vàng	0985978585		Phan Rang
40	Nguyễn Xuân Thanh
41	Đào Đức Vinh
42	Báo Ngọc Hòa				Hòa Lam Anh	Hình Hòa ngồi
43	Đổng Ngọc Trung
44	Dương Văn Nhẹ
45	Nguyễn Thắng
46	Thiên Thanh Khiêm
47	Nguyễn Thu Vân					Hình em bé
48	Quý Minh Phương
49	Đặng Quốc Bảo	01289896539
50	Bé Thơ	0949354227

Phụ lục II: Danh Sách Thành Viên Đăng Ký Tham Gia

Stt	Tên Thành Viên	Số Lượng Người Tham Gia	Ghi Chú Thành Viên Gia Đình
			(Có bao nhiêu con, con mấy tuối: Ban tổ chức sẽ chuẩn bị được tốt hơn khi có được thông tin này)

Phụ lục III: Phân Công Công Việc

1. Sương, Xuân

a. Công việc: Chuẩn bị thiệp mời, gởi thiệp mời, lấy thông tin thanh viên tham gia.

b. Nội dung:

Như đã được đề cập trong bản kế hoach ở trên, thiệp mời sẽ được gởi tới các bạn lâu nay ít liên lạc hoặc đang còn lưỡng lự để họ thấy được sự nghiêm túc của buôi gặp măt. Sương và Xuân chuẩn bị thiệp mời và gởi tới các bạn đấy. Các thành viên khác đẵ chắc chắn tham gia thì không cần gởi thiệp.

Sau đó, gọi điện đết tất cả các thành viên để xác nhận thông tin có tham gia hay không, tham gia bao nhiêu người (gia đình), con cái mấy tuổi, có cần phòng riêng hay không?

Tổng hợp lại các thông tin và điền vào Phụ Lục II.

Gởi thông tin về cho Nhược Thủy và Xuân Trang.

c. Thời gian hoàn thành: trước ngày 22-02-2017

2. Khôi, Khoa, Trang

a. Công việc: Lấy thông về khu du lịch Resort Ngoc Sương, Villa Đảo Hoa Vàng.

b. Nội dung:

Lấy thông tin về giá cả các dịch vụ ở khu du lịch Sao Biển, càng chi tiết càng tốt.

· Giá cả về phòng đôi, phòng đơn, lều,…?

· Có được thêm người vào các phòng tiêu chuẩn đó được hay không?

· Giá cả các gói ăn, trưa, ăn tối như thế nào?

· Giá cả dịch vu barbecue, củi cho lửa trại..?

· Mức độ linh động của các dịch vụ đó như thế nào? (Ví dụ như mình chuẩn bị sẵn vài thứ từ cây nhà lá vườn, không sử dụng dịch vụ của họ thì giá cả giảm như thế nào?)

· Số tiền đặt cọc tối thiểu là bao nhiêu?

· Chi phí thuê xe là bao nhiêu?

Lấy thông tin về địa điểm ăn sáng khi bắt đầu khởi hành ra Cam Ranh (Vì khởi hành sớm nên không ai có thể tự ăn sang ở nhà được đâu).

Thông kê và gửi các thông tin đó về cho Nhược Thủy và Xuân Trang.

c. Thời gian hoàn thành: trước ngày 22-02-2017

3. Nhược Thủy, Trang

a. Công việc: Nhận tiền từ các thành viên tham gia, làm bảng thống kế chi phí ban đầu cho kỳ họp mặt, đủ thiếu như thế nào

b. Nội dung:

Hai bạn làm thống kê chi phí ban đầu cho kỳ họp mặt, nếu cần thêm bất kỳ thông tin nào, hai bạn có thể yêu cầu hai nhóm trên cung cấp thêm.

c. Thời gian hoàn thành: trước ngày 28-02-2017

4. Xuân và các bạn…

a. Công việc: Hậu cần

b. Nội dung:

Chuẩn bị các khâu hậu cần như lều bạt, đồ sơ cấp cứu, loa, nhạc cụ, dụng cụ ăn uống (Vd như ly chén đĩa sử dụng một lần…).

Tìm kiếm các nguồn tại trợ về thức ăn, đồ uống. (Vd như bánh kẹo, hột dưa, bia bọt mà nhà nào hồi têt tiêu thụ chưa hết, có thể đem ra tài trợ, he he).

c. Thời gian hoàn thành: đến ngày 29-04-2017 (nhưng phải báo cáo thường xuyên cho ban tổ chức).

5. Hùng, Quốc,

a. Công việc: Lên kế hoạch cho chương trình văn nghệ, làm quản trò, MC

b. Nội dung:

Dựa theo khung thời gian, các bạn có thể lên kế hoạch để chương trình được bài bản và xôm tụ.

c. Thời gian hoàn thành: đến ngày 29-04-2017 (nhưng phải báo cáo thường xuyên cho ban tổ chức).

Ghi chú: Trong quá trình thực hiện, nếu cần sự hổ trợ, mọi người luôn sẵn sàng. Đừng cố gắng quá sức khi làm một mình. Để dành sức cho buổi gặp măt.

Phụ lục IV: Bảng Kê Khai Dự Tính Chi Tiêu Sơ Bộ Ban Đầu

Đóng góp cua mỗi người theo như dự kiến			1,200,000
Tổng cộng Quỹ			36,000,000		(30 x 1,200,000)
Chi phí cơ bản dự kiến cho 30 người (số người thực tế tham gia sẽ được cập nhật sau khi có bảng đăng ký.)
Tiền Ăn				659,000/1 kh x 30 kh		19,770,000
Chi phí vận chuyển Phan Rang - Bình Lập	Xe 30 chỗ Samco Máy lạnh đời mới .	2 ngày( 30-04,01-05)		2 ngày x 3,000,000/ngày		6,000,000
Phòng lạnh Tập Thể 1						1,500,000
Phòng lạnh Tập Thể 2						800,000
Vé tham quan Resort Ngọc Sương	50,000 vé / khách	30 khách				1,500,000
Thuê tàu tham quan						3,000,000
Đốt lửa trại + Karaoke						700,000
				Tổng cộng		33,270,000
*Ghi Chú* : Theo như khảo sát của nhóm tiền trạm, thức ăn, uống có thể mang vào được nên bữa barbecue sẽ được cải thiện theo tiêu chí ngon bổ rẻ. Đồ ăn thức uống sẽ được mua thêm từ tiền đóng góp ban đầu của các thành viên. Ngoài ra, nếu phát sinh thêm đồ uống, ban tổ chức sẽ "cưởng bức" các bợm nhậu đóng góp.

Lưu ý: Ai có nhu cầu thuê phòng riêng thì báo BTC book ( Chi phí tự túc ), giá phòng trong dịp lễ này như sau (giá phòng có thể được giảm 100.000 nếu đi theo đoàn):